MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONAS DEL CONSULTORIO DE MEDICINA ESTÉTICA “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”

1. PREAMBULO: 

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. 

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte del consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL” se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. 

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

2. INTRODUCCIÓN:

El presente documento constituye la POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual ha sido elaborada con la finalidad de establecer los lineamientos de la compañía para el tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, proveedores y trabajadores. 

3. OBJETIVO:

Establecer la POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, que desarrolla el derecho constitucional que tienen los titulares a conocer, actualizar y rectificar los datos personales registrados en las bases de datos o archivos del consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL” 

4. ALCANCE:

Aplica para todos los procedimientos que en la operación realicen tratamiento de datos personales dando alcance a clientes, proveedores y trabajadores. 

5. DEFINICIONES:

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El presente consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• PRINCIPIO DE LEGALIDAD: Todo tratamiento de datos personales debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que desarrollen la materia.

• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS:

El consultorio de medicina estética solicitará la autorización previa expresa e informada de su titular o a más tardar paralelamente con la captura de la información. Dicha autorización se obtendrá por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

8. TITULAR:

Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los miembros, vinculados, proveedores, distribuidores, empleados, prestadores, médicos, pacientes, usuarios y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos del consultorio de medicina estética  “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL” En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.

9. AUTORIZACIÓN:

Para el tratamiento de los datos personales por parte del consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

El consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos. 

A efectos de protección de la ley Habeas Data, el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO. 

La información de los datos personales podrá ser suministrada por el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL” al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

El consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

10.  DEBERES:

El titular de los datos personales deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento al consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, y la veracidad de la misma. 

El consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.

11. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, será el responsable del tratamiento de los datos personales. 

El área de atención al usuario será el área encargada del tratamiento de los datos personales, a quien se le suministrará información de cada paciente, empleado, prestador, operado, asociado, cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos. El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

• Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta.
•  Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
• Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.
•  Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales
• Los demás consagrados en la ley.
• El área de atención al usuario del consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política como de los documentos que la complementen.
• Realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de Empleados, miembros, Directivos, Proveedores, Contratistas vinculados y otros Terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada titular para el Manejo de los datos personales.
• Es responsabilidad de los trabajadores del consultorio de medicina estética  “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados.

12. DERECHO DE HABEAS DATA:

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular.

Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General, es titular la persona natural.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS:

• Dirigirse al consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, a través de los canales establecidos, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad de Datos, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a al consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera. 

• Ser informado por el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, respecto del uso dado a los datos personales recolectados, previa solicitud del Titular presentada a través de los canales dispuestos para tales efectos.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. 

• Revocar, en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

14. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN:

Se establece como canales de comunicación con los titulares: 

Página web: drasandrag.com 

Correo electrónico: cestetica01@gmail.com

Teléfono: 3114865420.

15.  CONSULTAS Y RECLAMOS:

Las consultas y reclamos que se realicen el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, deberán dirigirse al correo electrónico: cestetica01@gmail.com

16.  ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN:

La presente política iniciará su vigencia el día 01 de diciembre de 2025 y tendrá validez mientras el consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente. 

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte del consultorio de medicina estética “DRA. SANDRA GONZÁLEZ – MEDICINA ESTÉTICA EN PIEL”, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones. Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.